ระบบ Electronic Form

เน้นความถูกต้อง ทันสมัย สะดวกใช้ ประหยัด เพียงDownload

คุณสมบัติ

         งานสารบรรณในหน่วยทหาร มีความสำคัญยิ่งต่อการปฏิบัติงานและการบริหารจัดการภายในหน่วยทหาร มีการใช้ศัพท์เฉพาะ ใช้ศัพท์เฉพาะทางทหารมีกฎระเบียบที่เข้มงวด มีกฎระเบียบที่เฉพาะเจาะจงตัวอย่างงาน เปรียบเสมือนระบบประสาทที่เชื่อมโยงทุกส่วนให้ทำงานสอดประสานกันอย่างมีประสิทธิภาพ

          ในยุคดิจิทัล เทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญต่อการทำงาน การนำเทคโนโลยีมาประยุกต์กับงานเอกสารช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพ ประหยัดเวลา และลดต้นทุน

          ดังนั้น การพัฒนาระบบงานธุรการจึงนำเทคโนโลยีสารสนเทศ (ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์) เข้ามาประยุกต์ใช้จัดการเอกสารแบบดิจิทัลให้เป็นแบบแผนเดียวกัน ง่ายต่อการดำเนินงาน ลดเวลาการเกิดข้อผิดพลาด การประมวลและการใช้ข้อมูลสารสนเทศงานธุรการ ทำให้ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานใช้สนับสนุนในการตัดสินใจได้บรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ จึงจัดทำระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นี้ขึ้น   

          งานเอกสารราชการ เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม และการทำลายเอกสาร เพื่อประโยชน์ในการบริหารงานให้มีประสิทธิภาพ ซึ่งในหน่วยงาน แผนกธุรการและกำลังพลได้ดำเนินงานตามระเบียบการปฏิบัติ โดยยึดตามระเบียบกองทัพบก ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2563

          ประเภทของงานเอกสารราชการ แบ่งออกเป็น 6 ประเภท ประกอบด้วย 1) หนังสือภายนอก 2) หนังสือภายใน 3) หนังสือประทับตรา 4) หนังสือคำสั่ง 5) หนังสือประกาศ 6) หนังสือที่เจ้าหน้าที่จัดทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

          ทั้งนี้ พนักงานธุรการตามแผนกได้ดำเนินงานโดยใช้ประเภทของเอกสาร หนังสือภายนอก และหนังสือภายในเป็นส่วนมาก โดยแผนกธุรการและกำลัง ได้ทำการเก็บข้อความผิดพลาดของเอกสารราชการเพื่อประเมิน และคิดแผนปรับปรุงให้เกิดประสิทธิภาพ เป็นแนวทางเดียวกัน พบว่า เอกสารราชการมีความผิดพลาด จำแนกได้ดังนี้

                    ความผิดของแบบฟอร์ม (Form)             คิดเป็นร้อยละ    70 เปอร์เซ็นต์

                    ความผิดของคำผิด/สำนวน (Text)          คิดเป็นร้อยละ    30 เปอร์เซ็นต์

           ด้วยเทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญมากขึ้นต่อสังคมทุกประเภทในการดำเนินงานและชีวิต และเกิดความสะดวก รวดเร็ว ประหยัด ปลอดภัย ส่งผลให้หน่วยงานทางภาครัฐและภาคเอกชนต่างหันมาใช้ พัฒนาให้เกิดเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น ซึ่งต่างมีแนวความคิดที่ว่าช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดการใช้กระดาษไม่มากก็น้อย

           จึงได้จัดทำ แบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (E-Form) ขึ้น ด้วยมีแนวความคิดที่จะลดขั้นตอน เพิ่มประสิทธิภาพ มีมุมมองคือ ผู้ให้บริการกับผู้รับบริการ ซึ่งผงงานการประดิษฐ์นี้พัฒนาขึ้นเพื่อให้เพนักงานธุรการประจำแผนกทุกคน รวมทั้งกำลังพล รพ.ค่ายสุรสีห์ สามารถเข้าถึงรูปแบบหนังสือราชการที่เป็นระเบียบแบบแผนเดียวเดียวกันได้ โดยส่งเสริมให้งานเอกสารเป็นไปตามระเบียบของกองทัพบก ว่าด้วยงานสารบรรณ    พ.ศ.2563 สอดคล้องกับการดำเนินงานที่ว่า “LEAN ลดขั้นตอนเพิ่มประสิทธิภาพ”

คุณลักษณะ

วัตถุประสงค์
1 พัฒนาระบบงานสารบรรณตามระเบียบกองทัพบก ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2563 ให้สะดวกและง่ายต่อการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นระบบ รวดเร็ว ถูกระเบียบ และเป็นปัจจุบัน

2 พัฒนางานสารบรรณให้มีประสิทธิภาพ ครบถ้วน ถูกต้องตามระเบียบของเอกสารราชการ โดยการนำเทคโนโลยีเข้ามามีส่วนร่วม กำหนดระยะเวลาห้วงเดือนเมษายน 2567 ในการออกแบบและสร้างผลงานให้แล้วเสร็จ

3 ลดขั้นตอน รวดเร็ว ประหยัดเวลาการดำเนินงานด้านเอกสารของพนักงานธุรการแต่ละแผนกของ รพ.ค่ายสุรสีห์ ให้เป็นแนวทางเดียวกัน

วิธีขั้นตอนตามลำดับ ดังนี้

         ขั้นตอน 1 เข้าสู่ระบบด้วยเว็บไซต์ หรือสแกนคิวอาร์โค้ดเพื่อใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

          ขั้นตอน 2 เลือกหัวข้อที่ผู้ใช้ต้องการ (ระบบประกอบด้วย 6 หัวข้อ)

          ขั้นตอน 3 ดาวน์โหลดไฟล์ลงอุปกรณ์ PC

          ขั้นตอน 4 พิมพ์/แก้ไข/ตรวจสอบเอกสารให้เรียบร้อย เสนอลงนามต่อผู้บังคับบัญชา

ข้อมูลอื่น ๆ

ระบบ Electronic Form นั้น สามารถเข้าถึงลิงก์หน้าเว็บไซต์ ได้ผ่านทาง เว็บไซต์โรงพยาบาลค่ายสุรสีห์ 

การขยายผล 
1. ขยายผลภายในหน่วยงาน ดังนี้
    1.1 กองภเสัชกรรม  เอกสารจัดหายาเฉพาะรายบุคคล

    1.2 แผนกส่งกำลังและบริการ  เอกสารการเบิก สป.

    1.3 ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ  เอกสารการใช้งานระบบ HosXP

ทั้งนี้ แผนกธุรการและกำลังพล รพ.ค่ายสุรสีห์ ยังคงมีการจัดการอบรม Unit School ประจำปี ควบคู่กับระบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วย เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพยิ่งขึ้น